Considerando que um dos fundamentos da excelência em gestão é a tomada de decisão sobre dados e fatos, precisamos perceber que levar isso a cabo exige um bom sistema de comunicação. Nesse caso, por sistema de comunicação devemos entender a forma como os dados e fatos – informação que dá conhecimento – são divulgados e ficam disponibilizados aos interessados.

Portanto, o meio de comunicação, pelo qual o conhecimento oriundo de dados e fatos chega aos gestores e seu staff, é um dos aspectos críticos no caminho da excelência em gestão. Nesse sentido, uma boa prática de gestão é o que se convencionou denominar de Gestão à Vista, que nada mais é do que a adoção de painéis de informação gerencial por toda a organização.

A informação gerencial, assim, acaba comunicada de modo prestativo, objetivo, e de tal forma que evite a possibilidade de interpretações dúbias. Prestatividade implica disponibilidade no tempo certo. Objetividade se traduz por facilidade de acesso e simplicidade na forma de comunicar. E, sem possibilidade de interpretações dúbias requer informação precisa e completa.

Atendendo ao quesito da prestatividade, esses painéis informativos devem ser dispostos em locais específicos, conhecidos. Podem ser painéis físicos ou virtuais, respectivamente como quadros afixados em paredes ou quadros visualizados por meio de sistemas de informação digital (telas de computadores, tablets, monitores, e outras telas). Ainda, para ser prestativa a informação divulgada deve estar atualizada.

Quanto ao quesito objetividade, os painéis de Gestão à Vista devem estar acessíveis a quem precisa da informação ali comunicada. Considerando que não há informação sigilosa nesses quadros, bons locais físicos para compartilhamento são pontos de encontro de pessoas como ambientes de autosserviço de café, salas de reunião, etc. Para quadros com informação digitalizada, podem ser usadas telas de abertura de sistemas, monitores informativos em salas de reunião, e outros meios. A objetividade também exige que a informação esteja disposta com um leiaute pré-definido, o que facilita o olhar direto ao ponto de interesse. Além disso, a informação deve ser comunicada de forma simples, com aplicação de gráficos e diagramas esquemáticos, uso de cores, e convenções pré-estabelecidas.

E, para evitar interpretações dúbias, a informação deve ser adequada ao público-alvo, disponibilizada de modo que quem a acessar possa entender o que está ali informado sem a necessidade de esclarecimentos adicionais ou sem que precise raciocinar sobre o tema para sua compreensão.

Entendida o que é a Gestão à Vista, ainda restam algumas questões a serem respondidas: Onde implementar os quadros de Gestão à Vista? E, que tipo de informações os painéis devem conter?

Lembrando que gestão ocorre em áreas de autoridade & responsabilidade, nada mais lógico que a Gestão à Vista seja implementada na Unidade Gerencial. Desse modo, cada área de autoridade & responsabilidade terá a disposição um painel com suas informações gerenciais críticas, direcionando o foco da atenção às prioridades.

Cientes de que gestão se faz com método, que passa por etapas de planejamento (de metas e métodos) e avaliação de resultados, um bom painel de Gestão à Vista deve minimamente comunicar a caracterização da Unidade Gerencial (onde a gestão acontece) e os indicadores críticos de desempenho (que medem os resultados priorizados). Além dessas, informações que necessitam controle e atualização dinâmica podem ser disponibilizadas nesses quadros, como planos de ação (sejam de solução de problemas críticos ou de mudanças estratégicas), agendas de reuniões gerenciais, e outras que possam ser úteis à gestão da área.

Na linha da Gestão à Vista, mais recentemente surgiram os “dashboards”, uma expressão de língua inglesa que pode ser traduzida por painel de controle, numa alusão aos painéis de instrumentos (de controle) de automóveis, aviões, etc. Sobre isso falarei em ensaio próximo…