Concluída a etapa de formulação estratégica, como produto há um plano estratégico, ou plano de negócio, que contém um conjunto de objetivos estratégicos e iniciativas associadas, desdobradas em programas e projetos. A esse conjunto de programas e projetos dá-se o nome de portfólio estratégico da organização. Uma bem sucedida realização estratégica passa pela gestão eficaz desse portfólio, o que não é coisa simples. Pelo menos dois fatores tornam a implementação do portfólio estratégico algo complexo: a limitação dos recursos e as interdependências existentes.

Com foco na eficácia da implementação do portfólio estratégico, boas práticas da gestão de portfólio tem sido estudadas e procedimentos padronizados têm sido preconizados. Dentre as instituições que se dedicam a esse trabalho podemos destacar The Office of Government Commerce (Escritório de Comércio do Governo) do Tesouro de Sua Majestade (Reino Unido) e o PMI (Project Management Institute), cujas definições e orientações sobre o tema são tomadas como referência para ilustrar os fundamentos e introduzir as boas práticas da gestão de portfólio.

Primeiramente, precisamos entender o que são projetos e programas no contexto da gestão de portfólio:

• um projeto é um esforço temporário com o propósito de chegar a um resultado específico, como a criação de uma nova linha de negócios, ou um novo produto ou serviço, ou uma mudança organizacional
• um programa é um agrupamento de projetos inter-relacionados, que precisam ser gerenciados de modo coordenado dada a limitação de recursos disponíveis para sua realização e as interdependências entre esses projetos

Agora precisamos compreender o que é um portfólio, do ponto de vista estratégico, e o que significa fazer a gestão do portfólio:

• Portfólio estratégico é uma coleção de programas e/ou projetos e outras componentes (como planos de ação), ativos em determinado período de tempo, com investimentos em andamento ou planejados, alinhados aos objetivos estratégicos do negócio e agrupados para uma gestão eficiente. É importante perceber que num portfólio nem todos os programas e projetos são inter-relacionados ou interdependentes
• Gestão de portfólio é o gerenciamento centralizado de um ou mais portfólios, que inclui a identificação, priorização, autorização e controle de programas, projetos e planos de ação, com foco no mais efetivo balanceamento entre a realização das mudanças organizacionais (impostas pela estratégia) e a operação do dia a dia, conforme objetivos estratégicos do negócio

Pragmaticamente, a gestão do portfólio estratégico pode ser conduzida como um processo em sete etapas: identificação, categorização, avaliação, seleção, priorização, balanceamento e autorização.

Considerada a dinâmica da mudança no ambiente de negócios (e, portanto, das iniciativas estratégicas), o processo inicia pela identificação de novos programas e/ou projetos a serem considerados na gestão do portfólio, com o objetivo de manter uma lista atualizada com informações suficientes para a tomada de decisão.

A categorização almeja o agrupamento dos componentes do portfólio em conjuntos (categorias) de negócios relevantes, com base no plano estratégico, de modo a facilitar a avaliação, seleção, priorização e balanceamento dos componentes do portfólio.

A etapa da avaliação tem como objetivo reunir informações, quantitativas e qualitativas, pertinentes sobre cada componente do portfólio, de modo a facilitar comparações visando sua seleção.

A seleção foca no estabelecimento de uma breve lista selecionada de componentes, baseada nas recomendações da etapa de avaliação e em critérios organizacionais de escolha.

A priorização objetiva a classificação dos componentes selecionados dentro de classes (p. ex., inovação, redução de custos, marketing, operação, crescimento) e/ou períodos (curto, médio ou longo) de investimento, fatores de risco, e outros critérios.

O balanceamento procura consolidar os componentes priorizados para o portfólio em um arranjo com grande potencial de realização dos objetivos e iniciativas estratégicas, com a alocação de recursos financeiros, humanos e facilidades.

Por fim, a autorização tem o propósito de formalizar a alocação dos recursos físicos, humanos e financeiros, para a realização do portfólio estratégico, bem como para a operação do dia a dia, e comunicar as decisões de balanceamento.