Como já vimos em ensaio anterior, fazer gestão significa entregar previsibilidade e, de tempos em tempos, buscar uma melhoria aos resultados. Isso deve ser feito de forma sistemática, com método. O método mais simples e objetivo para isso é o ciclo PDCA, iniciais de palavras de língua inglesa que podem ser traduzidas por (P)lanejar, (D)esempenhar, (C)hecar e (A)gir, também denominado Ciclo de Controle de Processos.

Mas por que “ciclo”? Porque a gestão deve ser um processo contínuo, cíclico, de manutenção e melhoria dos resultados. Vamos ver como isso ocorre ao adotarmos o PDCA…

A forma mais comum de iniciar a aplicação do método de gestão, ou “rodar” o, PDCA é começar pelo (P)lanejamento. Devemos planejar as metas (resultados) a serem alcançados e os meios (processos) que levarão a esses resultados.

Em seguida, antes de sair (D)esempenhando (executando) os processos é necessário educar e treinar os executores dessas atividades. Educar significa dar conhecimento, no caso, sobre os processos planejados (leia-se padronizados); treinar significa deixar os executores das atividades ganharem habilidade pela prática. Só então devemos ir para a execução.

Dado que os processos estão sendo executados, o passo seguinte na gestão é (C)hecar os resultados obtidos dessas atividades. Aí entram os indicadores de desempenho (performance) que irão mostrar os resultados alcançados e, mais do que isso, indicar se estão de acordo com as metas pré-estabelecidas (no P do PDCA). Assim, um aspecto crítico da gestão é a coleta de dados sobre os resultados dos processos, que deve ser feita durante sua execução (portanto, durante etapa do D do PDCA).

Fechando o ciclo o PDCA vem a etapa do (A)gir. Mas agir sobre o quê? Sobre os processos que não estão entregando os resultados esperados (planejados no P e verificados no C do PDCA). Agir significa buscar as causas do desvio, identificar por que o processo deixou de entregar os resultados (efeitos) planejados e atuar corretivamente. Identificadas as causas, deve-se estabelecer formas de eliminá-las do processo, possivelmente modificando (melhorando) o desenho do mesmo. Daí o ciclo PDCA também ser conhecido como Ciclo de Melhoria Contínua, pois toda vez que passamos pelo (A) voltamos ao (P) efetuando um aperfeiçoamento nos processos com problemas.

Também é possível provocar uma passagem forçada pelo (A) na busca de um aperfeiçoamento pró-ativo a um processo. Como? Modificando-se a meta pré-estabelecida sem uma correspondente alteração no processo existente, o que fatalmente levará a um resultado diferente do desejado (a nova meta). Isso permite ao gestor promover melhorias aos processos antes que elas sejam demandadas.

Em ensaios seguintes discutirei em detalhes cada etapa do ciclo PDCA…