Problemas, você tem método ou a crença de que o tempo resolve?

Antes de entrar na discussão sobre método para a solução de problemas, precisamos entender o quê, de fato, é um problema. Coloquialmente, na fala do dia a dia, é comum definirmos problema como sendo qualquer coisa diferente do esperado. Mas, pensando de modo estruturado, focando em encontrar uma solução para essa condição não desejada, é melhor entender que um problema é tudo aquilo que está fora do padrão e não se sabe o motivo. Dito de outra forma, “problema é qualquer desvio de causa desconhecida”.

A esta altura alguém pode estar se perguntando ‘como assim? Um resultado não desejado ou um desvio do que era esperado eu entendo’, mas ‘por que incluir não se sabe o motivo ou a causa’ nessa definição. ‘Que diferença isso faz?’ Pois bem, aí está a grande sacada, se não sabemos o motivo, a origem do desvio, precisamos de um método para encontrar sua(s) causa(s) para então agir eliminando-a(s) do processo que gerou a situação inesperada e evitando-se que o problema persista. Por outro lado, se sabemos qual é o fato gerador do desvio, chegar a uma solução é bem mais simples, basta tomar uma decisão de como eliminá-lo do processo.

Entendido isso, o conceito de problema, vamos ver que método podemos adotar para sua solução. Não há um único método, ao longo da história, por todo o século passado (talvez antes disso), pensadores e pesquisadores vêm desenvolvendo sistemáticas (métodos) para a solução estruturada de problemas. Dentre os mais conhecidos estão o MASP, o A3, o DMAIC, o 8D, o Kepner Tregoe (de quem tomamos a definição de problema), entre outros. Sumarizando, cada método:

MASP (Método de Análise e Solução de Problemas) é o método utilizado pelo movimento da Qualidade Total, para a melhoria contínua de processos e seus resultados. Ele foi estruturado no arcabouço do modelo de gestão do PDCA (Plan, Do, Check e Action), levado ao Japão do Pós 2ª Grande Guerra pelo consultor americano J. W. Deming. Por lá foi chamado de QCStory (de Quality Control Story). São 8 etapas, organizadas no contexto do PDCA: [P] (1) identificar o problema, (2) observar seu contexto, (3) analisar sua(s) causa(s), (4) estabelecer um plano de ação, [D] (5) agir (implementar as ações planejadas), [C] (6) verificar sua eficácia, [A] (7) padronizar a solução para evitar reincidências e (8) concluir (analisar potenciais melhorias à aplicação do método).

A3, ou Relatório A3, assim denominado por originalmente ser trabalhado numa folha de papel tamanho A3. Esse método, que também está estruturado dentro do ciclo PDCA, foi desenvolvido e é utilizado pela Toyota, compondo o rol de ferramentas do Modelo Toyota de Produção (ou, Modelo de Produção Enxuta). São 8 suas etapas: [P] (1) definir o problema, (2) entender seu estado atual, (3) definir o que precisa ser solucionado, (4) analisar sua(s) causa(s), (5) estabelecer contramedidas, [D] (6) aplicar as contramedidas, [C] (7) avaliar os resultados, [A] (8) padronizar o novo processo.

DMAIC (acrônimo de Define, Measure, Analyse, Improve, Control) é o método utilizado no âmbito do Modelo de Gestão Seis Sigma, desenvolvido pela Motorola (USA). Podemos pensar que é um método derivado, uma contrapartida americana, ao MASP ou ao A3, sendo trabalhado em 5 etapas: [D] (1) identificar e definir o problema, [M] (2) quantificar o tamanho do problema, [A] (3) analisar a(s) causa(s), [I] (4) estabelecer uma solução de melhoria, [C] (5) controlar mantendo a solução.

8D (8 Disciplinas), é um método utilizado pela indústria automobilística FORD (USA), como forma de resolução de problemas orientados por equipes. As 8 disciplinas, ou etapas, são: (1) constituir a equipe de trabalho, (2) descrever o problema em detalhes, (3) conter o problema identificado reduzindo riscos, (4) investigar a origem (causas) do problema, (5) definir ações de melhoria para a solução do problema (eliminação das causas), (6) implementar as melhorias, (7) prevenir a recorrência do problema padronizando a solução, (8) finalizar o processo comemorando a solução.

Problem Analysis (PA) – Análise de Problema, é uma sistemática integrante do denominado processo racional de gestão, desenvolvido pela consultoria americana Kepner Tregoe. Ela orienta como encontrar a causa raiz de um desvio por meio do uso disciplinado de lógica e dados. Essa sistemática ajuda a focalizar os dados apropriados e evitar a tendência de olhar para causa(s) improvável(eis) antes que fatos relevantes tenham sido examinados. Suas etapas incluem descrever o problema, identificar e avaliar as possíveis causas e testá-las até encontrar a causa verdadeira, quando então ações corretivas são tomadas.

Em sua essência, todos os métodos têm em comum uma definição clara e objetiva do problema, a busca de dados e fatos sobre sua(s) causa(s), o planejamento e a implementação de ações de correção sobre o desvio com a confirmação de sua efetividade e a manutenção da melhoria imposta ao processo.

O mais importante aqui, além de entender o conceito de problema (desvio de causa desconhecida) é adotar um método. Mas qual? O que o responsável, ou a equipe, a quem cabe a solução do problema sentir ser o mais apropriado e/ou tem domínio sobre a sistemática. Em linhas gerais, tanto faz o método utilizado – todos se aplicam bem a solução de problemas complexos em processos –, o que importa é aplicar um método, sair de achismos. Isso traz eficiência à análise e identificação da(s) causa(s) (do desvio no processo) originando o problema e garantia de que a solução será eficaz (resolve o problema, com qualidade e economia de recursos) e efetiva (garante sua não recorrência).

Você sabe o que é inovação?

Possivelmente, na história dos negócios, a palavra inovação nunca esteve tão em evidência. Todos falam em inovação, de empreendedores a consultores, de empresários a gestores, de especialistas a colunistas de negócios. Contudo, em muitos casos em que a expressão é usada há uma grande distorção sobre seu conceito, sobre os tipos de inovação e seus exemplos. Você sabe o que é inovação?

Sem um entendimento objetivo do conceito, sem compreensão de suas vertentes, o desenvolvimento da inovação pode levar a equívocos, a caminhos tortuosos, por vezes desastrosos.

Depois de muito estudar, pesquisar e compilar ideias e definições sobre inovação, é possível afirmar que uma definição que abrange o essencial do tema, ao mesmo tempo ampla e específica, é “inovação é a exploração bem-sucedida de uma ideia original útil”.

Para entender essa definição com clareza, vamos do fim para o início:

– “útil”, a questão da utilidade é para diferenciar inovação de invenção. Uma invenção pode ser fruto apenas da curiosidade de um inventor, sem qualquer intenção de aplicação prática na vida real. Por sua vez uma inovação precisa ter aplicabilidade, deve resolver um problema específico ou realizar um trabalho demandado até então sem solução, portanto deve ser útil a alguém.

– “ideia original”, é a essência de uma inovação, algo até ali ainda não pensado, muito menos apresentado ao público ou colocado em prática.

– “exploração bem-sucedida”, pode ser entendida como a exploração comercial, onde o produto (bem ou serviço) tem compradores, sejam pessoas físicas ou jurídicas. Por outro lado, também pode ser entendida como a exploração social, onde a solução inovadora é direcionada ao atendimento de necessidades sociais específicas, à solução de carências ou melhoria da qualidade de vida dos cidadãos aos quais se direciona.

E ainda, para você que já sabe o que é de inovação, precisa saber que essa ação pode ser conduzida por duas linhas de desenvolvimento: inovação incremental e inovação radical.

Inovação Incremental (ou de Sustentação) é o tipo de inovação onde alguma nova funcionalidade é incorporada a um produto inovador já existente. Por ex., no caso do serviço UBER de acesso a motoristas particulares via aplicativo, o lançamento de categorias de serviços (UBER X, UBER Black,…) ou do serviço alternativo de entregas (UBER Eats,…). No caso de um produto, como por exemplo uma TV digital, a incorporação de funcionalidades como o espelhamento da tela de um smartphone, a Smart TV, etc.

Inovação Radical é algo inédito, um bem ou um serviço com características inovadoras que, normalmente, surpreendem o mercado. São duas as possibilidades nessa linha de inovação: inovação de ruptura e inovação disruptiva.

Inovação (Radical) de Ruptura é aquela em que há uma quebra de paradigma, termo desenvolvido por Thomas Kuhn em seu clássico livro A Estrutura das Revoluções Científicas, onde o autor afirma que a ciência passa por revoluções periódicas, ao que denominou de “mudanças de paradigma”. É o tipo de inovação que pode surgir de processos elaborados de pesquisa & desenvolvimento, com custo elevado, por vezes a fundo perdido e grandes riscos ao inovador. Contudo, quando bem-sucedida, traz enorme vantagem competitiva ao empreendimento, difícil de ser imitada num primeiro momento (seja pela dificuldade tecnológica, por altos custos envolvidos ou por patentes registradas). Exemplos desse tipo de inovação são o serviço de telefonia móvel, motores automotivos elétricos, impressoras 3D, diagnósticos de saúde à distância, foguetes reutilizáveis, etc.

Inovação (Radical) Disruptiva, por sua vez, permite que empreendedores com poucos recursos, sem correr grandes riscos, possam desafiar empresas estabelecidas. Conceito cunhado por Clayton Christensen, explorado no livro O Dilema da Inovação – quando as novas tecnologias levam empresas ao fracasso, são inovações direcionadas a um público mal atendido ou negligenciado pelas soluções existentes, seja por seu elevado preço de aquisição ou dificuldade de acesso. Num primeiro momento essas inovações podem ser percebidas como de baixa qualidade por não terem todas as funcionalidades das soluções existentes, mas com o tempo vão ganhando escala e com isso investimento em melhorias (inovações incrementais). Então, acabam por atender também ao público das soluções existentes, momento em que a disrupção acontece. Alguns exemplos são o sistema operacional Linux, plataforma de hospedagens Airbnb, netbooks (ou subnotebooks), etc.

Agora que você sabe o que é inovação, e com qual tipo lidar, que a semente da inovação, da inventividade útil, possa florescer em empreendedores potenciais e empresas de pequeno e médio porte que até aqui achavam não ter como investir nessa atividade essencial à competitividade de seus negócios.

Estratégia, apostas ou certezas?

A palavra estratégia nem sempre é bem empregada no ambiente empresarial, no mundo dos negócios. Com um pouco de atenção é fácil percebermos o uso indiscriminado da expressão, indo de hipóteses que exigem mudanças às mais corriqueiras, despretensiosas e certeiras ações no dia a dia. A primeira aplicação está corretíssima, uma estratégia bem formulada passa por fazer apostas, já a segunda, trabalhar com certezas, dificilmente levará aos objetivos que a ação estratégica deveria alcançar, a ampliação da competitividade empresarial pela diferenciação da concorrência.

Quando o conceito não é bem entendido a tomada de decisão sobre as estratégias empresariais, com a definição de um plano de negócios (business plan) e seus desdobramentos, fica comprometida. Então, a primeira coisa a fazer ao pensar em elaborar estratégias para os negócios é ter uma compreensão objetiva sobre esse importante elemento da gestão empresarial.

Em primeiro lugar, mostrando a amplitude de uma estratégia bem delineada, é preciso entender que iniciativas estratégicas devem, invariavelmente, levar a alguma mudança na organização. Seja em seu posicionamento frente ao mercado, em seu portfólio de produtos e/ou serviços, na adoção de tecnologias inovadoras, na incorporação de novas competências à equipe, em sua forma de produção ou de operação, em seu modelo de negócio, e outros possibilidades.

Segundo, é necessário perceber que estratégias são traçadas para aproveitar oportunidades, seja no mercado de atuação (core business) ou na criação de novos mercados (negócios adjacentes ou derivados) em que a empresa possa atuar. E que existem duas possibilidades para sua formulação, a das estratégias deliberadas e a das estratégias emergentes. Estratégias deliberadas vêm de um processo recorrente, geralmente anual, a partir da definição de novas diretrizes para os negócios, levando a análises, discussões e à conclusão com o desenho de novos caminhos a seguir. Estratégias emergentes surgem da percepção de oportunidades que não eram esperadas, mas que emergiram e foram percebidas, levando a um processo de formulação estratégica concomitante ao novo contexto de mercado.

Um terceiro ponto a ser entendido é que estratégias são definições, objetivos, metas a serem alcançadas e respectivas iniciativas de alto nível, com amplitude sistêmica sobre a empresa e seus negócios. Isso é só o começo do caminho, uma visão ampla, um elevado nível de abstração que deve chegar ao concreto, com desdobramentos em iniciativas táticas e operacionais. No nível tático teremos a proposição de programas e projetos para as funções empresariais, realizadas pelas diversas áreas de competência na organização. Por sua vez, iniciativas operacionais são os planos de ação detalhando como implementar os programas e/ou projetos no dia a dia, que irão promover as mudanças necessárias à realização estratégica.

Podemos concluir afirmando que estratégia são apostas, hipóteses nunca certezas. São escolhas, diretrizes e iniciativas, exigindo mudanças organizacionais, que tornarão ou manterão a empresa competitiva frente à concorrência.

Processos, veículo para a gestão da rotina

Processos, padronização e produtividade são expressões indissociáveis, mas nem todos reconhecem isso. Pelo contrário, é muito comum ouvirmos, em diversas empresas, de gestores em todos os níveis, a fala “padronização engessa a empresa”. Será? Essa generalização pode ser tomada como um fato?

Toda vez que ouço isso me lembro da imagem de um pit stop na F1, que fala por si. Os fãs do esporte de corridas automobilísticas, de sua principal categoria a Fórmula 1 (F1), sabem bem do que se trata. Como nem todos são seguidores desse esporte, vamos entender o que a imagem representa.

Numa corrida de F1, e outras categorias de velocidade, vence a corrida o piloto mais rápido e eficiente volta a volta na pista, desde que sua equipe de box, em intervenções no carro durante os chamados pit stops, também seja rápida e precisa. Na F1 essas paradas são obrigatórias, pelo menos uma deve ocorrer ao longo da corrida, para a troca dos pneus de um tipo de composto e dureza para outro. E não é só isso que acontece, por vezes são feitos ajustes em inclinação de asas, limpeza de entradas de ar de radiadores e viseira do piloto, quando não a substituição da asa dianteira que tenha sido danificada por toque com outro veículo ou escapada da pista.

Num pit stop na F1, em volta do carro há pelo menos umas 20 pessoas dentre mecânicos, monitores e chefe de equipe. No pequeno espaço restrito à parada, essa equipe consegue trocar os 4 pneus, e fazer algum ajuste e limpeza, em tempos entre 2 a 2,5 segundos e até menos. Como? Com processos bem desenhados e pessoal altamente treinado, levando à quase perfeição da ação com uma produtividade invejável. Se essa padronização é o que alguns querem dizer com engessamento, então está tudo certo!

Uma empresa bem estruturada funciona como uma coleção de processos sequenciados. O que isso significa? Tomando o caso da F1, de modo simplificado, a cada ano, o primeiro processo seria o projeto do carro, de seus subconjuntos e componentes, incluindo as ferramentas necessárias à montagem, substituição de partes e peças e para a troca rápida do conjunto rodas/pneus e asa dianteira. Tem também o desenho da melhor sequência de preparação e execução de pits stop obrigatórios ou não. Mas não fica só nisso, há o processo de montagem do carro (antes do primeiro treino preparatório para a corrida) e o de desmontagem do carro (pós-corrida), e outros tantos, cada um muito bem pensado, mapeado, com a equipe treinada, afinal velocidade, acerto das ações e segurança são palavras de ordem nesse esporte (um negócio).

Quanto à padronização, seu conceito vai além do que muitos pensam, a mera documentação descritiva de como as atividades operacionais devem ser realizadas. Ela passa inevitavelmente pelo treinamento da equipe nos processos e seus procedimentos (no caso da F1, quanto ao pit stop obrigatório, a repetição exaustiva do treino leva à quase perfeição). E, contrariando os que falam em engessamento, os processos devem ser revistos, com a promoção de melhoria sempre que oportuno (na F1, por ex., buscando-se tempos ainda menores para a troca dos pneus).

Concluindo, chegamos à razão de ser dos processos e sua padronização, a tão almejada produtividade em sua definição clássica fazer mais com menos, o que torna essas três expressões indissociáveis. Isso implica ser altamente eficiente – ter processos ágeis, feitos com o menor esforço, no menor tempo, sem perdas e evitando-se riscos – chegando a resultados eficazes – entregas conforme esperado, planejado e/ou prometido.

Com esse entendimento fica fácil compreender por que processos, padronizados e sistematicamente melhorados, são um veículo indispensável à excelência na gestão da rotina, com a garantia de entrega dos resultados projetados.

* Revisado, publicado originalmente no Blog PME Academy

Empreendedorismo de inovação, a 4ª Revolução Industrial

De tempos em tempos surgem movimentos no mundo dos negócios que mudam tudo. Isso é fruto natural da evolução humana, com o surgimento de novas tecnologias que provocam mudanças em conceitos, costumes, necessidades e demandas.

Desde a primeira metade do século 18 a humanidade já passou por quatro grandes movimentos, as revoluções industriais. A primeira revolução ocorreu com o surgimento da máquina a vapor que promoveu a mecanização da indústria, com destaque para a tecelagem. A segunda revolução foi catalisada pelo advento da energia elétrica, que levou luz às cidades e bondes movidos a eletricidade, e a exploração do petróleo. A terceira revolução foi catapultada com o surgimento de computadores e robôs, alavancando a integração e automação de processos.

Estamos na 4ª Revolução Industrial, na qual avanços na internet e em informatização, e tecnologias derivadas, criaram um mundo de oportunidades para inovações em soluções para os problemas humanos. Temos a internet das coisas, a inteligência artificial, o big data, a realidade aumentada, a impressão 3D, e outras tecnologias surgindo a cada dia numa velocidade e profusão nunca antes vista.

Nessa revolução o movimento mais evidente é o do empreendedorismo, em especial o empreendedorismo de inovação. Explorando as novas tecnologias ganham espaço empreendedores dispostos a fazer a diferença, os mais audaciosos com a ambição de mudar o mundo. As ideias estão no ar, as áreas de negócios baseadas em tecnologia vão se multiplicando, rearranjando a ganhando protagonismo.

Surgiram segmentos de empresas “techs” (de technological), com modelos de negócio baseados em tecnologia digital: edtechs (no segmento de educação), fintechs (na área financeira), retailtechs (do varejo), autotechs (de mobilidade), agrotechs (no agronegócio), lawtechs (no campo jurídico), healthtechs (de saúde), insurtechs (em seguros), hrtechs (nos recursos humanos), e outras. A velocidade da criação de novos empreendimentos nessas áreas é grande, com significativa e real possibilidade de rápidos ganhos de escala.

Assim, entrou em campo com força a criação de soluções inovadoras para os problemas existentes, para o trabalho a ser feito que, facilitada por tecnologia digital, moldou um ambiente de negócios dinâmico onde inovação é um imperativo. Ou as empresas estabelecidas, incluídas aí as pequenas e médias, inovam com agilidade por conta própria, ou se associam a empreendedores para, em conjunto, estabelecerem processos de intraempreendedorismo de inovação.

Como havia previsto Mark Andreessen (fundador da Netscape, browser de internet pioneiro) nos idos dos anos 90, “o software está devorando o mundo”. Empresas com soluções digitais estão na dianteira da criação de valor econômico. E sua empresa, está dentro ou fora desse movimento? Ou aprende a surfar na onda do empreendedorismo de inovação ou, mais cedo ou mais tarde, será engolida por uma big wave, uma imensa onda com força arrasadora.